Was ist PIM? Produktinformationsmanagement für Schweizer KMU erklärt

Nutzen, Beispiele und wann sich die Einführung für Ihr Unternehmen lohnt

Neue Produktlinie, neuer Online-Shop, neuer Vertriebspartner im Ausland – und plötzlich pflegen drei Personen dieselbe Artikelbeschreibung in drei verschiedenen Excel-Listen, die garantiert nicht mehr übereinstimmen. Wer sich in dieser Situation wiedererkennt, stellt sich früher oder später die Frage: Was ist PIM – und löst ein Produktinformationsmanagement-System dieses Problem wirklich? Die kurze Antwort: in den meisten Fällen ja. Die etwas längere Antwort lesen Sie hier.

VIS Consulting AG

PIM kurz erklärt

PIM steht für Produktinformationsmanagement. Gemeint ist ein System, das alle Informationen zu einem Produkt – Bezeichnung, Spezifikationen, Preise, Übersetzungen, Bilder, Dokumente – an einem zentralen Ort sammelt, pflegt und von dort an alle Kanäle verteilt, auf denen das Produkt erscheint: Online-Shop, gedruckter Katalog, Marktplätze, ERP-System oder Vertriebsunterlagen.

Der entscheidende Unterschied zu einer gewöhnlichen Datenbank oder einer Excel-Tabelle: Ein PIM-System ist als «Single Source of Truth» konzipiert. Eine Änderung wird einmal erfasst und ist danach überall aktuell – nicht nur dort, wo sich gerade jemand die Zeit genommen hat, sie nachzutragen.

Warum Excel-Listen und das ERP allein nicht mehr reichen

Für ein kleines Sortiment mit einem einzigen Vertriebskanal reicht eine gut gepflegte Tabelle oder die Artikelverwaltung im ERP oft völlig aus. Das Problem entsteht erst mit dem Wachstum.

Wachsende Datenkomplexität mit jedem neuen Produkt

Jedes neue Produkt bringt mehr als nur einen Artikelnamen und einen Preis mit sich: technische Spezifikationen, mehrere Sprachversionen, Varianten in Farbe, Grösse oder Ausführung, dazu Bilder, Datenblätter und Zertifikate. Was bei zwanzig Artikeln noch von Hand machbar ist, wird bei zweihundert zur täglichen Fehlerquelle.

Inkonsistente Workflows über mehrere Vertriebskanäle

Sobald ein Unternehmen über mehrere Kanäle verkauft – eigener Online-Shop, Marktplätze, stationärer Handel, internationale Distributoren –, braucht jeder Kanal dieselben Informationen in leicht unterschiedlicher Form. Ohne zentrale Datenquelle beginnen Teams, in parallelen Systemen zu arbeiten: Marketing pflegt seine eigene Liste, der Vertrieb eine andere, und niemand weiss mehr sicher, welche Version aktuell ist.

Was ein PIM-System konkret leistet

Zentrale Datenquelle («Single Source of Truth»)

Alle Produktinformationen liegen an einem Ort, statt über E-Mails, Tabellen und Ordner verteilt zu sein. Änderungen werden einmal gepflegt und automatisch überallhin weitergegeben, wo sie gebraucht werden.

Mehrsprachigkeit und Multi-Channel-Fähigkeit

Übersetzungen und regionale Varianten lassen sich zentral verwalten und pro Kanal in der passenden Form ausspielen – wichtig für Schweizer Unternehmen, die oft in mehreren Landessprachen und häufig auch international unterwegs sind.

Verwaltung von Bildern, Videos und weiteren Medieninhalten

Neben reinen Textdaten verwaltet ein PIM-System auch hochauflösende Bilder, Videos, Datenblätter und Zertifikate – inklusive der Zuordnung, welches Bild zu welcher Produktvariante gehört.

Für wen sich PIM besonders lohnt

PIM entfaltet seinen Nutzen vor allem dort, wo Produktdaten komplex oder über mehrere Stellen verteilt sind:

Nächster Schritt: Perfion PIM kennenlernen

Als Perfion-Partner unterstützt Sie VIS Consulting AG dabei, Ihre Produktdaten in eine zentrale, zuverlässige Quelle zu überführen – unabhängig davon, ob Sie bereits ein ERP-System im Einsatz haben oder Ihre Produktdaten heute noch verstreut pflegen.

Nutzen Sie bereits SAP Business One? Dann lohnt sich ein Blick in unseren Beitrag PIM und ERP im Zusammenspiel, der zeigt, wo das ERP bei Produktdaten an seine Grenzen stösst – und wie Perfion und SAP Business One gemeinsam funktionieren.