PIM und ERP im Zusammenspiel: Wo SAP Business One bei Produktdaten an Grenzen stösst

Nutzen, Beispiele und wann sich die Einführung für Ihr Unternehmen lohnt

Viele Unternehmen, die SAP Business One einsetzen, beginnen damit, ihre Produktinformationen direkt im ERP zu verwalten. In den ersten Jahren funktioniert das gut – das Sortiment ist überschaubar, die Datenanforderungen sind einfach. Doch mit wachsendem Geschäft ändert sich das. Genau an diesem Punkt lohnt sich ein Blick auf das Zusammenspiel von PIM und ERP: zwei Systeme, die unterschiedliche Aufgaben übernehmen und gerade dadurch gut zusammenpassen.

VIS Consulting AG

Wenn Produktdaten im ERP zu komplex werden

Wächst das Geschäft, werden Produktinformationen komplexer und für mehr Abteilungen relevant. Spezifikationen entwickeln sich weiter, Varianten vermehren sich, Bilder und Dokumente kommen hinzu, und Inhalte müssen für unterschiedliche Märkte und Vertriebskanäle angepasst werden.

Spätestens dann entstehen Reibungsverluste, wenn weiterhin alles im ERP gepflegt wird: Informationen lassen sich nur noch mühsam aktuell halten, einzelne Teams weichen auf eigene Tabellen aus, und Konsistenz über alle Kanäle hinweg wird zum Wunschdenken. Das ERP war nie dafür gedacht, umfangreiche Produktinhalte, Mehrsprachigkeit und Rich-Media-Dateien zu verwalten – es ist auf Transaktionen ausgelegt, nicht auf Content.

Klare Aufgabenteilung: ERP für Transaktionen, PIM für Produktdaten

Genau hier setzt die Kombination aus SAP Business One und Perfion an: Jedes System konzentriert sich auf das, was es am besten kann.

SAP Business One bleibt schlank

Auch beim Einsatz von Perfion PIM bleiben die Artikelstammdaten selbstverständlich in SAP Business One gespeichert – ein ERP-System benötigt diese Daten für Aufträge, Bestände und Finanzprozesse zwingend. Der Unterschied liegt in der Tiefe der Daten: Während im ERP nur die für Transaktionen notwendigen Kernattribute eines Artikels gepflegt werden, verwaltet Perfion die umfangreichen Produktinformationen – Beschreibungen, Bilder, technische Spezifikationen, Übersetzungen und Marketinginhalte. So bleibt die SAP Business One-Datenbank schlank und übersichtlich, da sie von umfangreichen Produktdaten entlastet wird. Das reduziert den Pflegeaufwand im ERP, verbessert die Systemperformance und vereinfacht künftige Upgrades auf neue SAP-Versionen, da weniger individuelle Anpassungen berücksichtigt werden müssen.

Perfion strukturiert, reichert an und validiert Produktdaten zentral

Perfion übernimmt die andere Seite: eine dedizierte Umgebung, in der Produktdaten strukturiert, angereichert und validiert werden, bevor sie irgendwo zum Einsatz kommen. Marketing, Produktmanagement, Entwicklung und Vertrieb arbeiten gemeinsam an derselben Datenbasis – ohne dass dafür jemand in die ERP-Prozesse eingreifen muss. Daten werden nur einmal gepflegt und danach automatisch an ERP, Online-Shop, Website und weitere Kanäle verteilt.

Zwei Wege zur Integration

Die Integration zwischen Perfion und SAP Business One lässt sich an die Arbeitsweise des jeweiligen Unternehmens anpassen. In der Praxis haben sich zwei Vorgehensweisen bewährt.

SAP Business One als Startpunkt

Manche Unternehmen bevorzugen es, SAP Business One als Ausgangspunkt zu nutzen: Der Produktstammsatz wird im ERP angelegt und anschliessend in Perfion um umfangreichere Inhalte wie Beschreibungen, Spezifikationen und digitale Assets erweitert. Dieser Ansatz erlaubt es, bestehende ERP-getriebene Abläufe beizubehalten und trotzdem flexibler mit Produktinformationen umzugehen.

Perfion als Startpunkt

Andere Unternehmen entwickeln ihre Produktinformationen lange, bevor ein Produkt tatsächlich im ERP auftauchen soll – etwa während der Entwicklungsphase oder bei Ersatzteilen und konfigurierbaren Produkten, die vor allem im E-Commerce eine Rolle spielen. Über die sogenannte Release2ERP-Komponente wird ein Produkt erst dann an SAP Business One übergeben, wenn es definierte Anforderungen erfüllt. Das ERP enthält so ausschliesslich vollständige, produktionsreife Produktstammsätze, während das übrige Sortiment weiterhin in Perfion sichtbar, verkaufsfähig und pflegbar bleibt, ohne das ERP zu überladen.

Was Unternehmen davon konkret haben

Der Nutzen zeigt sich an mehreren Stellen gleichzeitig:

Ein schlankeres ERP-System. Weil ausschliesslich transaktionale Daten im ERP liegen, sinkt der Anpassungsaufwand – und damit auch der laufende Betriebsaufwand.
Aktuelle Publikationen ohne Mehraufwand. Broschüren, Datenblätter, Kataloge und Preislisten lassen sich direkt in Perfion erstellen. Läuft Perfion integriert mit SAP Business One, ruft es Preise, Produkt-, Kunden- und Bestandsdaten im Moment der Erstellung exakt aus dem ERP ab – die Inhalte sind damit immer aktuell und korrekt, ohne dass jemand manuell nachträgt.
Ein breiteres Sortiment, ohne das ERP zu belasten. Produkte, die nur selten bewegt werden, oder Varianten, die vor allem online sichtbar sein müssen, lassen sich in Perfion verwalten und veröffentlichen, ohne sie von Anfang an in SAP Business One anzulegen. Erst wenn ein Produkt tatsächlich verkauft wird, entsteht der Eintrag im ERP.

SAP Business One und Perfion kombiniert einsetzen

Ob Sie SAP Business One bereits im Einsatz haben und an die Grenzen der Produktdatenpflege stossen, oder ob Sie ein neues ERP-Projekt planen und Produktdaten von Anfang an sauber aufsetzen möchten: VIS Consulting AG begleitet Sie sowohl bei SAP Business One als auch bei Perfion PIM – und kennt beide Seiten der Integration aus eigener Projekterfahrung.

Wer den Begriff PIM noch nicht kennt oder sich einen grundsätzlichen Überblick verschaffen möchte, findet die Grundlagen in unserem Beitrag Was ist PIM?.