Mit dem Kauf der GMC Trading AG erfüllte sich Tobias Schümperli Ende 2018 zusammen mit seiner Frau Sandra einen lang gehegten Traum: Ein eigenes Familienunternehmen, in das er seine langjährige Erfahrung im Handel und als Geschäftsführer eines amerikanischen Grosskonzerns einbringen konnte.
2023 erfolgte die Umfirmierung in Tobco AG. Das Handelsunternehmen beliefert den Schweizer Detailhandel mit hochwertigen Konsumgütern und ist Generalvertreter verschiedener Marken.
Der neue Inhaber erkannte, dass sein Unternehmen als kleines KMU nur mit einer konsequenten und intelligenten Digitalisierungsstrategie eine Chance auf dem Schweizer Markt haben würde.
Nur: Mit der bestehenden Software-Lösung ließ sich dies nicht umsetzen. Das bestehende ERP-System wurde seit 2012 nicht mehr aktualisiert und war zudem stark auf frühere Prozesse zugeschnitten.
«Wichtige Schnittstellen zu Kunden und Logistik konnten mit der bestehenden Version nicht umgesetzt werden», stellte Schümperli ernüchtert fest.
Im Januar 2019 bezog Tobco AG zudem neue Räumlichkeiten – die Frage nach einer neuen IT-Lösung und der künftigen IT-Infrastruktur wurde zentral.
Auch die Serverlandschaft entsprach nicht mehr den aktuellen Anforderungen, und am neuen Standort in Dietlikon wollte Tobias Schümperli keine On-Premise-Lösung mehr:
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«Ich strebte eine ERP-Lösung in der Cloud an, um flexibel und ortsunabhängig zu sein.»
Die Vision von Schümperli für die Tobco AG lautete «Start Buying Smart»:
Das künftige System sollte über moderne Schnittstellen die Anbindung anderer Systeme sowie den Austausch von Produktdaten mit Händlern ermöglichen und die Tobco AG als verlässlichen Partner am Markt positionieren.
Die Digitalisierung erwies sich als Schlüssel für die Wachstums- und Expansionsstrategie des Unternehmens, sowohl im Hinblick auf neue Kunden als auch auf neue Lieferanten.
"Um mit einer gleichbleibenden Anzahl Mitarbeiter mehr Aufträge erledigen zu können, war eine moderne, ausbaufähige Software-Lösung unabdingbar. "
Er sollte recht behalten: 2020 erhielt die Digitalisierung durch die Coronapandemie einen enormen Schub.
Die Online-Bestellungen stiegen von einem Tag auf den anderen um ein Vielfaches. Die Tobco AG hatte ihr Markensortiment stark ausgebaut und den Umsatz in den Jahren 2020 und 2021 damit verdoppelt.
«Durch die neuen Sortimente und den Lockdown erhielten wir plötzlich 100 bis 300 Direktbestellungen pro Tag anstelle der bis dahin rund 50 «klassischen» Bestellungen», erinnert sich Schümperli.
Diese wurden zunächst von einem kleinen Team im Lager eines Logistikpartners bearbeitet. Da die ERP-Systeme der beiden Unternehmen nicht miteinander kommunizieren konnten, musste jede Bestellung im Lager hauptsächlich manuell verarbeitet werden.
Nach der Evaluierung verschiedener Systeme entschied sich die Tobco AG 2019, die bestehende Version von SAP Business One in eine Cloud-Lösung von Microsoft zu migrieren.
«Das war aber nur eine Zwischenlösung, denn wir arbeiteten noch mit der alten Systemlandschaft und konnten zum Beispiel das erweiterte Sortiment nur über Umsysteme bei den Händlern platzieren. Auch das Bestellwesen, die logistische Verarbeitung und die Dokumenterfassung waren nicht automatisiert», erklärt der CEO Tobias Schümperli.
Gemeinsam mit dem SAP-Partner VIS Consulting AG entschied sich die Tobco AG in einem nächsten Schritt, die bestehende Software-Lösung durch eine neue, moderne Version von Business One zu ersetzen.
Dazu wurden im Jahr 2020 alle Daten bereinigt, in das neue Business One importiert und das System wiederum in die Microsoft Cloud migriert. Das Go-Live erfolgte im April 2021 und verlief reibungslos.
Parallel dazu trieb die Tobco AG die Digitalisierung seiner Abläufe und Prozesse weiter voran, indem verschiedene Schnittstellen für die Buchhaltung, Rechnungswesen, Lager und Lieferanten geschaffen wurden.
Darunter diverse Schnittstellen zu Kunden und Partnern (EDI Schnittstelle zu Stepcom, eine Anbindung zur Firma ITB sowie eine Anbindung zu BLP Digital, welche eine KI-Lösung zur Datenextraktion aus Dokumenten anbietet).
Mit der aktuellen Version von Business One war dies nun möglich.
«Die neue IT-Lösung ermöglicht es der Tobco AG, die Vision von «Start Buying Smart» mit einer schlanken Unternehmensstruktur umzusetzen. Wir setzen dabei auf ein cleveres Sortiment, Nischen – und gezielte Investitionen in die Digitalisierung und Schnittstellen zu anderen Systemen», erklärt Tobias Schümperli.
Inzwischen hat Tobco in vielen Geschäftsprozessen einen hohen Automatisierungsgrad erreicht. Dies erlaubt ein nachhaltiges und kontinuierliches Wachstum bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl.
«Für mich nimmt Tobco als Unternehmen dieser Grösse eine Vorreiterrolle beim Thema Digitalisierung ein», sagt Benjamin Kloss, Leiter Verkauf der VIS Consulting AG.
«Wir haben uns immer wieder mit unseren Prozessen auseinandergesetzt und zusammen mit der VIS Consulting AG evaluiert, was für uns die jeweils beste Lösung ist», betont Schümperli.
Dank eines modernen ERP-Systems mit KI-Lösung und diverser Schnittstellen sind Abwicklung und Logistik heute weitgehend digitalisiert, das Rechnungswesen und die Dokumentenerfassung automatisiert.
Und: Alle Produktdaten wie Fotos, Videos und Beschreibungen werden direkt mit dem PIM-System konfiguriert und stehen dem Kunden automatisch und vollständig für sein eigenes System zur Verfügung.
«Das ist enorm wichtig, damit unsere Produkte bei den verschiedenen Händlern gelistet werden. Heute werden fast nur noch elektronische Daten akzeptiert. Wir werden auch zwangsläufig immer digitaler», erklärt Schümperli.
Insgesamt eröffnet der hohe Digitalisierungsgrad der Tobco AG viele Chancen, um die Effizienz zu steigern, die Kosten zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.
So steigt auch die Kundenzufriedenheit und damit der Umsatz.
"Die neue IT-Lösung erlaubt es der Tobco AG, die Vision von «Start Buying Smart» mit einer schlanken Unternehmensstruktur umzusetzen. "
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