Ob Arbeitsverträge, Offerten, Vereinbarungen oder Genehmigungen – in jedem Unternehmen werden regelmässig Dokumente zur Unterschrift benötigt. Der klassische Weg? Drucken, unterzeichnen, einscannen, per E-Mail verschicken oder sogar per Post zurücksenden – ein mühsamer und zeitraubender Prozess.
Der Ablauf ist denkbar einfach – und vollständig digital:
Ein Dokument, das signiert werden soll (z. B. ein Arbeitsvertrag oder eine Vereinbarung), wird in ELO vorbereitet und für den Signaturprozess markiert. Dabei wird definiert, wer das Dokument unterschreiben soll – ob intern oder extern, ob eine oder mehrere Personen, ob in bestimmter Reihenfolge oder parallel.
ELO übermittelt das Dokument an den angebundenen Signaturdienst, z. B. Skribble oder DocuSign. Die Unterzeichner erhalten eine Benachrichtigung und können das Dokument mit wenigen Klicks prüfen und rechtssicher digital signieren – unabhängig davon, ob sie Mitarbeitende, Kunden oder Partner sind.
Nach erfolgreicher Signatur wird das Dokument automatisch zurück in ELO übertragen – inklusive Zeitstempel, Signaturzertifikat und rechtlicher Gültigkeit. Es wird revisionssicher archiviert und steht sofort für weitere Prozesse zur Verfügung – z. B. in der Personalakte, im Vertragsarchiv oder zur Weiterverarbeitung in SAP.
Mit zertifizierte nSignaturdiensten erfüllen sie alle rechtlichen Anforderungen nach eIDAS, ZertES oder ähnlichen Standards – von der einfachen bis zur qualifizierten elektronischen Signatur (QES).
Vom Dokument bis zur Unterschrift läuft alles digital. Kein Ausdrucken, kein Scannen, keine Papierarchive. Das spart Zeit, Ressourcen – und Fehlerquellen.
Statt tagelanger Rückläufe per Post oder manuelle Abstimmungen über E-Mail erfolgt die Unterzeichnung in Minuten – auch wenn mehrere Personen beteiligt sind.
… sondern Teil Ihrer bestehenden Workflows in ELO. Ob im HR-Prozess, bei Verträgen, Angeboten oder internen Genehmigungen – die Signatur lässt sich flexibel und nahtlos integrieren.
Nach erfolgter Signatur wird das Dokument direkt am richtigen Ort in ELO gespeichert – z. B. im Projektordner, in der digitalen Personalakte oder im Vertragsarchiv. Auch eine Übergabe an SAP oder andere Systeme ist möglich.
Ob interne Genehmigung durch die Geschäftsleitung oder externe Signatur durch Partner, Kunden oder Bewerber – alle Beteiligten können eingebunden werden. Keine ELO-Lizenz nötig für externe Unterzeichner.
Sie behalten jederzeit den Überblick: Wer hat wann unterzeichnet, wer wurde benachrichtigt, welche Signaturstufe wurde gewählt? Alles wird dokumentiert – revisionssicher und nachvollziehbar.
Weniger Ausdrucke, keine Postwege, kein Nachtelefonieren – die digitale Signatur reduziert Aufwand, Kosten und beschleunigt Ihre Geschäftsprozesse deutlich.
Ob Sie 5 Dokumente pro Monat signieren oder 5.000 – der ELO-Signaturprozess lässt sich skalieren und an Ihre individuellen Anforderungen anpassen. Auch komplexe Mehrfachsignaturen oder Freigabeprozesse lassen sich abbilden.
Die digitale Signatur mit ELO ist ein logischer Schritt für alle Unternehmen, die Prozesse verschlanken und rechtssicher digitalisieren möchten. Sie bringt Tempo in Abläufe, schafft Sicherheit, reduziert Papier und erhöht gleichzeitig die Professionalität im Umgang mit Dokumenten.
Und das Beste: Sie funktioniert genau dort, wo Sie sie brauchen – direkt im ELO-System.
Kontaktieren Sie uns – wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Signaturprozesse zukunftssicher,
effizient und 100 % digital gestalten.
Unsere Webseite verwendet Cookies. Durch die Nutzung akzeptieren Sie unsere Datenschutzrichtlinien.
