Wer täglich mit Rechnungen arbeitet, weiss: Sie kommen aus allen Richtungen – per Post, per E-Mail, eingescannt, handschriftlich kommentiert oder digital angehängt. Und sie landen oft dort, wo sie nicht hingehören – auf dem falschen Schreibtisch, im Papierstapel, in der Warteschleife. Unübersichtliche Freigabeprozesse, vergessene Dokumente und verlorene Zeit gehören leider für viele Unternehmen noch immer zum Alltag.
Mit der digitalen Rechnungsverarbeitung auf Basis von ELO Digital Office und einer direkten Anbindung an Ihr ERP-System wie SAP lassen sich diese Herausforderungen nicht nur lösen – sie verwandeln sich in Vorteile: Automatisierte Abläufe, reduzierte Fehlerquoten, schnellere Durchlaufzeiten für Erhalt von Skonto, lückenlose Nachverfolgbarkeit, keine Mahnungen mehr und spürbare Entlastung für Ihre Mitarbeitenden.
Stellen Sie sich folgendes vor
Eine Eingangsrechnung trifft per E-Mail in Ihrem zentralen Rechnungspostfach ein. Automatisch wird sie ins System überführt – ganz ohne manuelle Zwischenschritte. Die Rechnung wird digital erkannt, im Hintergrund analysiert und die wichtigsten Daten wie Lieferant, Betrag, Rechnungsnummer oder Bestellbezug werden ausgelesen. Der Prozess startet – automatisch.
Da die Rechnung eine Bestellnummer enthält, wird sie direkt an den zuständigen Mitarbeiter weitergeleitet. Dieser prüft, ob die Lieferung in der vereinbarten Menge und Qualität eingetroffen ist. Passt alles, gibt er sein Visum. Nun durchläuft das Dokument weitere Freigabeschritte, z.B. durch den Einkauf, das Controlling oder – bei höheren Beträgen – die Geschäftsleitung.
Und danach? Die Rechnung wird automatisch ins ERP-System (wie SAP) übertragen, dort gebucht, zur Zahlung vorgemerkt und digital revisionssicher archiviert. Die gesamte Bearbeitung – vom Eingang bis zur Freigabe – wurde digital dokumentiert und ist jederzeit nachvollziehbar.
Der Mehrwert eines solchen digitalen Workflows zeigt sich schnell – nicht nur in Zahlen, sondern auch im Alltag. Hier sind die wichtigsten Vorteile, die unsere Kunden am häufigsten schätzen:
Ein grosser Vorteil liegt in der Geschwindigkeit. Da der Workflow automatisch erkennt, wer für welchen Schritt zuständig ist, werden Rechnungen zielsicher weitergeleitet. Eskalationsmechanismen greifen, wenn Fristen überschritten werden – ohne, dass jemand „nachhaken“ muss.
Die Durchlaufzeit einer Rechnung kann von mehreren Tagen oder Wochen auf wenige Stunden reduziert werden.
Rechnungen, die versehentlich im Posteingang vergessen oder falsch abgelegt werden, gehören der Vergangenheit an. Jede Rechnung wird digital archiviert – zentral, durchsuchbar, rechtskonform.
Ob aus dem Vorjahr oder von gestern – mit wenigen Klicks finden Sie, was Sie brauchen.
Nicht jede Rechnung braucht dieselbe Aufmerksamkeit. Mit ELO definieren Sie klare Freigabegrenzen: Zum Beispiel, dass Rechnungen unter 5.000 € nur vom Teamleiter geprüft werden, aber ab 50.000 € automatisch auch der CEO eingebunden wird. Auch Sonderregelungen (z. B. für bestimmte Lieferanten oder Kontierungen) lassen sich einfach abbilden.
Der Prozess passt sich Ihrem Unternehmen an – nicht umgekehrt.
Ein echter Gamechanger ist die tiefe Integration in Systeme wie SAP. Rechnungen, die im ELO bearbeitet und freigegeben wurden, erscheinen automatisch im ERP-System. So werden Medienbrüche vermieden, Doppeleingaben entfallen – und die Buchhaltung spart wertvolle Zeit.
Ihr SAP-System bleibt der zentrale Ort der Buchung – aber bekommt alle Daten fehlerfrei und automatisch geliefert.
Papierkosten, Lagerflächen für Archivordner, Zeit für das manuelle Erfassen – all das entfällt. Stattdessen profitieren Sie von klaren Prozessen, automatisierten Abläufen und einem deutlich geringeren Aufwand in der Buchhaltung.
In vielen Projekten konnten Unternehmen ihre Bearbeitungskosten pro Rechnung um bis zu 60 % senken.
Auch die Anforderungen an eine gesetzeskonforme Archivierung werden vollständig erfüllt. Alle Dokumente werden revisionssicher gespeichert, mit Änderungsprotokollen versehen und lassen sich jederzeit nachweisen. Damit sind Sie auf der sicheren Seite – auch bei Betriebsprüfungen oder rechtlichen Rückfragen.
Die Umstellung auf eine digitale Rechnungsverarbeitung ist kein „Nice to have“ mehr – sondern eine logische Weiterentwicklung moderner Unternehmensprozesse. Sie bietet Transparenz, senkt Kosten, reduziert Fehler und beschleunigt Ihre Buchhaltung.
Und das Beste: Mit ELO und unserer Expertise gelingt der Einstieg einfach, sicher und schnell. Dank vordefinierter Standards, die wir gemeinsam mit Ihnen individuell anpassen, profitieren Sie sofort von Effizienz – ganz ohne monatelange Projektphasen.
Wir zeigen Ihnen gerne, wie Digitale Rechnungsverarbeitung mit ELO und SAP in Ihrem Unternehmen aussehen kann – und wie Sie das gemeinsam mit uns schnell und nachhaltig umsetzen.
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