In vielen Personalabteilungen sieht der Alltag noch immer gleich aus: Aktenordner, Papierdokumente, verstreute Dateien auf Netzlaufwerken und jede Menge manuelle Abläufe. Dabei ist die Verwaltung von Personaldaten eine hochsensible Aufgabe – rechtlich relevant, vertraulich und gleichzeitig oft dringend.
Sie vereint alle Mitarbeiterdokumente an einem Ort, automatisiert Abläufe, erleichtert die Zusammenarbeit – und macht Ihre HR-Prozesse fit für die Zukunft.
Die Stärke der digitalen Personalakte liegt in ihrer Flexibilität und Automatisierung. Dokumente gelangen aus verschiedenen Quellen direkt ins System – strukturiert, sortiert, berechtigt. So entsteht eine vollständige, sichere und leicht zugängliche Akte für jeden Mitarbeitenden.
Ein Praxisbeispiel:
Ein neuer Spesenbeleg wird in SAP erfasst. Dank einer Schnittstelle wird dieser automatisch an ELO übergeben. ELO erkennt, zu welchem Mitarbeitenden der Beleg gehört, ordnet ihn dem richtigen Unterordner („Spesen“) zu, versieht ihn mit passenden Schlagworten (z. B. Monat, Betrag, Projektnummer) und archiviert ihn sicher.
Ein anderes Beispiel:
Ein Mitarbeiter schickt ein Arztzeugnis per E-Mail. Das Dokument wird automatisch eingelesen und es wird direkt in die Personalakte im Ordner „Gesundheit/Abwesenheiten“ einsortiert – ohne Zutun der HR-Abteilung.
So entsteht eine lückenlose, strukturierte Personalakte – ganz ohne Papierberge, manuelle Sortierung oder unübersichtliche Ordnerstrukturen.
Ob Vertrag, Lohnabrechnung, Arztzeugnis oder Weiterbildungsnachweis: Mit ELO ist jedes Dokument genau dort, wo es hingehört – zentral, digital und in Echtzeit abrufbar. Schluss mit dem Suchen nach Unterlagen in Aktenschränken oder verstreuten Laufwerken.
ELO lässt sich nahtlos mit Systemen wie SAP, Zeiterfassung oder Spesenmanagement verbinden. Eingehende Dokumente werden automatisch ins richtige Dossier eingeordnet – korrekt verschlagwortet, klassifiziert und archiviert. Das spart Zeit und verhindert Fehler.
Jede Personalakte folgt einer definierten Ordnerstruktur. Neue Dokumente werden systematisch eingeordnet, sodass die Vollständigkeit jederzeit sichergestellt ist.
Die digitale Personalakte erfüllt höchste Anforderungen an Datenschutz und Zugriffssteuerung. Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Dokumente, Vorgesetzte haben Zugriff auf definierte Bereiche, und HR behält den Überblick. Auch das Teilen mit der Geschäftsleitung oder projektbezogen ist kontrolliert möglich.
Weniger Papierkram, weniger manuelle Arbeit, mehr Zeit für Menschen. ELO entlastet die Personalabteilung bei der Dokumentenpflege – und schafft Raum für wertschöpfende Aufgaben wie Personalentwicklung, Recruiting oder Führungskräfteberatung.
Personaldokumente müssen revisionssicher und gesetzeskonform archiviert werden. ELO erfüllt diese Anforderungen – mit vollständigen Zugriffsprotokollen, Löschfristen, Versionierung und gesicherter Speicherung.
Die digitale Personalakte ist nicht das Ende – sondern der Anfang. Sie bildet die Grundlage für automatisierte HR-Prozesse wie:
Diese Workflows lassen sich individuell aufsetzen und sorgen für klare Abläufe, automatische Eskalationen und rechtssichere Freigaben – ohne Excel, E-Mail oder Papierformulare.
Die digitale Personalakte mit ELO ist mehr als nur ein digitales Archiv. Sie ist ein intelligentes System, das Informationen bündelt, Prozesse vereinfacht und Datenschutz aktiv lebt. Ihre HR-Abteilung wird entlastet, Ihre Mitarbeitenden profitieren von mehr Transparenz – und Sie schaffen eine stabile, zukunftssichere Basis für modernes Personalmanagement.
Ob 30 oder 3.000 Mitarbeitende – wir passen die Lösung individuell an Ihre Anforderungen an. Schnell, skalierbar und verständlich.
Wir zeigen Ihnen gerne, wie die digitale Personalakte mit ELO in Ihrem Unternehmen aussehen kann – und wie Sie das gemeinsam mit uns schnell und nachhaltig umsetzen.
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